Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Schulsekretariat

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Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Schulsekretariat 

Über uns:

Die Stadt Itzehoe (32.000 Einwohner*innen) ist Schulträgerin für 11 Schulen (5 Grundschulen, 3 Gemeinschaftsschulen, 2 Gymnasien und ein Förderzentrum). Die Abteilung Schulverwaltung nimmt dabei die wesentlichen Aufgaben eines Schulträgers wahr und besteht aus einem motivierten Team von Schulsekretärinnen, Schulhausmeistern, Sprachheilerzieherinnen sowie einigen Verwaltungskräften.

Die Wolfgang-Borchert-Schule (WBS) ist eine der Itzehoer Gemeinschaftsschulen. Derzeit werden an der Schule 526 Schülerinnen und Schüler unterrichtet. Darüber hinaus gehören der Schulgemeinschaft aktuell 46 Lehrkräfte sowie weiteres Fachpersonal an.

Das Schulsekretariat ist die zentrale Kontakt- und Anlaufstelle für Fragen und Anliegen aller Art „rund um die Schule“ und dementsprechend immer stark frequentiert – sei es durch die Schülerinnen und Schüler, die Lehrkräfte, Eltern oder weitere Personen im schulischen Umfeld. In dieser Position werden eigenständig und flexibel verschiedenste administrative und organisatorische Aufgaben übernommen.

Das Schulsekretariat ist Teil der Schulgemeinschaft und trägt ebenso zu einem reibungslosen Schulbetrieb bei. Darüber hinaus findet aber auch eine Vernetzung und ein Austausch der Itzehoer Schulsekretariate – schulübergreifend – untereinander im Team statt.

Fühlen Sie sich angesprochen und möchten Sie Teil des Teams werden?

Folgende Aufgaben erwarten Sie im Wesentlichen:

• Allgemeine Sekretariats- und Organisationsarbeiten u. a. Erledigen von Schreibarbeiten, Korrespondenz, Postbearbeitung, Archivierung, Telefondienst, Besucherempfang, Schülerdatenverwaltung, Erstellen von Statistiken
• Unterstützungstätigkeit für die Schulleitung
• Verwalten des Schulbudgets sowie Bearbeitung von Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten

Änderungen und Ergänzungen im Aufgabenbereich und in der Aufgabenzuweisung bleiben ausdrücklich vorbehalten.

Sie erkennen sich wieder? Dann würden wir Sie gerne kennenlernen!

Diese Qualifikationen und Kompetenzen bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Bereich Büromanagement/Büroorganisation/ Bürokommunikation/Sekretariat, im Rechtswesen oder vergleichbar
• mehrjährige Berufserfahrung
• gute Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen
• sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Kontaktfreude und soziale Kompetenz im Umgang mit den verschiedenen Personengruppen
• Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen
• sicheres und verbindliches Auftreten
• selbstständige, strukturierte, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise
• hohe Konzentrationsfähigkeit und Belastbarkeit bei starkem Publikumsverkehr und Geräuschpegel
• Kooperations- und Teamfähigkeit 

Wünschenswert:

• Grundkenntnisse im kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen, insbesondere in der doppelten kommunalen Buchführung (Doppik) oder
• Kenntnisse in der kaufmännischen Buchführung 

Das sollten Sie sonst noch wissen:

• Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, die Diskretion und einen sensiblen Umgang mit internen Informationen erfordert.
• Die Aufgabenstellung bedingt, dass Erholungsurlaub grundsätzlich nur innerhalb der Schulferien und schulfreien Zeiten gewährt werden kann.
• Zum Nachweis der persönlichen Eignung ist nach Aufforderung ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen.
• Für Personen, die nach 1970 geboren sind, gilt: Vor Arbeitsaufnahme ist der ausreichende Masernschutz oder eine entsprechende medizinische Kontraindikation nachzuweisen.

Wir haben was zu bieten!

Die Stadt Itzehoe möchte zu den besten Arbeitgebern in der Region zählen. Ein freundlicher Umgang, Wertschätzung und gegenseitiges Vertrauen sind uns sehr wichtig. Wir setzen auf ein respektvolles und faires Miteinander, weil wir davon überzeugt sind, dass gute Ergebnisse nur gemeinsam erzielt werden können. Darüber hinaus haben wir Folgendes zu bieten:

• ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet in einem motivierten Team
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit
• kollegiale Unterstützung und Kooperation 
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• sicherer und konjunkturunabhängiger Arbeitsplatz
• alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• einen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen im Jahr auf Grundlage einer 5-Tage-Woche
• die Möglichkeit, im Rahmen von Vorarbeit über den Urlaubsanspruch hinaus in den Schulferien frei zu nehmen
• Zuschuss zum „NAH.SH-Jobticket“ bzw. „Deutschland-Jobticket“
• arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Firmenrabatte und Sonderkonditionen über Corporate Benefits bei vielen namhaften Anbietern
• Nutzung des Firmenfitnessprogramms EGYM Wellpass

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die grundsätzlich teilbar ist. Sofern der Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung besteht, sollte dies in der Bewerbung vermerkt sein.

Eine Verwaltung so bunt wie die Gesellschaft

Wir fördern die Vielfalt unserer Belegschaft und fordern alle interessierten Talente auf, sich zu bewerben. Herzlich willkommen sind uns Bewerbungen von Personen jeglichen Alters, Geschlechts, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung, Identität oder Behinderung. Bewerbenden wird empfohlen, auch außerberuflich erworbene Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten anzugeben. 

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden im Rahmen der Regelungen des SGB IX bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. 

Für die Anerkennung ausländischer Hochschulabschlüsse ist mit der Bewerbung die Vorlage einer Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir unvollständige Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigen können.  

Bei einer Unterrepräsentanz in diesem Bereich werden Frauen bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig eingestellt.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Sie sind neugierig geworden oder Sie haben noch Fragen und Informationsbedarf? Bitte informieren Sie sich sehr gerne direkt bei der Leiterin der Schulverwaltungsabteilung, Frau Lehmann (Tel. 04821 603-325).

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Sie haben Lust, Teil des Teams der Itzehoer Stadtverwaltung zu werden?

Ihre Bewerbung mit vollständigen, aussagekräftigen Unterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Prüfungszeugnisse, berufliche Zeugnisse und Tätigkeitsnachweise in Kopie) richten Sie bitte bis zum 18.11.2026 an bewerbungen@itzehoe.de oder postalisch an die unten angegebene Adresse.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 50. Kalenderwoche 2026 statt.

Hinweis:

Sollten Sie die Rücksendung der Unterlagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens wünschen, legen Sie bitte einen ausreichend frankierten Rückumschlag bei. Andernfalls werden die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet. Kosten im Zusammenhang mit der Bewerbung werden nicht erstattet. Die Datenschutzerklärung der Stadt Itzehoe finden Sie auf unserer Homepage unter www.itzehoe.de.